In vielen Ländern und Sprachen gehört der Begriff 'Herr' oder 'Frau' bei einem Brief in die persönliche Anrede. Ist dieser in einer Adressliste nicht vorhanden, dann bleibt immer noch die Möglichkeit diesen mit Hilfe eines passenden Werkzeugs aus dem Vornamen zu bestimmen.
Dafür geeignet sind unter anderem die DataQualityTools. Diese enthalten sowohl eine Funktion zum Prüfen der persönlichen Anrede auf der Basis des Vornamens als auch eine Funktion zum Ermitteln der persönlichen Anrede aus dem Vornamen, um diese in der betreffenden Adressliste zu ergänzen. Um die Anrede auf der Basis des Vornamens zu bestimmten sind die folgenden Schritte nötig:
- Wenn Sie das nicht schon getan haben, dann laden Sie sich die DataQualityTools hier kostenlos herunter. Installieren Sie das Programm und fordern Sie eine Testfreischaltung an. Damit können Sie dann eine Woche lang ohne jede Einschränkung mit dem Programm arbeiten.
- Die Funktion die wir benötigen ist 'Anrede ermitteln'. Diese findet sich in dem am linken Rand des Programms angezeigten Menü relativ weit unten.
- Nach dem Aufruf dieser Funktion erscheint zunächst die Projektverwaltung. Legen Sie hier ein neues Projekt mit einem beliebigen Projektnamen an und klicken Sie dann auf die Schaltfläche 'Weiter'.
- Im nächsten Schritt öffnen wir zunächst mit Hilfe der Schaltfläche 'Datei öffnen' die Datei mit den zu verarbeitenden Daten. Bei Datenbankservern (MS SQL Server, MySQL, Oracle, IBM DB2 oder PostgreSQL) ist stattdessen zunächst aus der Auswahlliste bei 'Format / Zugriff auf' der entsprechende Datenbankserver auszuwählen. Anschließend ist der Name des Datenbankservers einzugeben. Nach einem Klick auf die Schaltfläche 'mit dem Server verbinden' sind die Zugangsdaten einzugeben. Die Auswahl der gewünschten Datenbank und der Tabelle daraus erfolgt schließlich aus den entsprechenden Auswahllisten.
- Anschließend ist dem Programm anzugeben in welcher Spalte der Tabelle es den Vornamen findet. Dazu ist aus den Auswahllisten mit den Spaltennamen dasjenige Datenfeld auszuwählen das den Vornamen enthält. Eine Vorbelegung dieser Feldzuordnung führt das Programm anhand der Spaltennamen automatisch durch. Das Ergebnis der Feldzuordnung kann mit Hilfe der 'Kontrolle der Feldzuordnung', die sich auf der rechten Hälfte des Bildschirms befindet, kontrolliert werden.
- Mit der Schaltfläche 'Weiter' gelangen wir zu dem Dialog in dem die eigentliche Funktion konfiguriert wird. Hier ist die ID oder der Begriff anzugeben, den das Programm für die persönliche Anrede vergeben und in der Tabelle speichern soll, also beispielsweise '1' oder 'Herr' für männliche Namen und '2' oder 'Frau' für weibliche Namen.
- Ein Klick auf die Schaltfläche 'Weiter' startet dann die Funktion. Es dauert nicht lange und es wird eine Zusammenfassung des Ergebnisses angezeigt. Ein Klick auf die Schaltfläche 'OK' führt zu dem Dialog mit den Funktionen mit denen das Ergebnis weiter verarbeitet werden kann.
- In dem Dialog mit den Funktionen mit denen das Ergebnis weiter verarbeitet werden kann findet sich ganz oben eine Schaltfläche mit der Beschriftung 'manuelle Nachbearbeitung mit deren Hilfe das Ergebnis der Funktion kontrolliert werden kann. Gegebenenfalls können hier auch einzelne Treffer aus dem Ergebnis entfernt werden.
- Schließlich muss das Ergebnis dann noch weiter verarbeitet werden. Beispielsweise könnten wir die ermittelten IDs direkt in die Ursprungsdatei schreiben. Dazu ist lediglich ein Klick auf die Schaltfläche 'in die Ursprungsdatei schreiben' nötig.
Die so gewonnene Information über das Geschlecht eines Adressaten lässt sich nicht nur für die persönliche Anrede eines Briefes verwenden, sondern auch dazu die Adressen nach dem Geschlecht zu selektieren. Auf diese Weise kann ein Werbeschreiben dessen Produkte sich eher an Frauen richtet gezielt an die weiblichen Adressaten aus einer Adressliste verschickt werden.
