Dafür könnte man beispielsweise die entsprechende Funktion aus den DataQualityTools verwenden. Da diese Funktion nicht zwischen doppelten Kontakten und den überzähligen Kontakten unterscheidet, sollte vorher eine Dublettenbereinigung durchgeführt werden, bei der alle doppelt oder mehrfach vorkommenden Kontakte aus der Tabelle herausgelöscht werden. Hierfür kann man unter anderem die Funktion "Abgleich über die postalische Adresse" aus den DataQualityTools verwenden. Anschließend können dann die überzähligen Kontakte aus der Tabelle entfernt werden.

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Wenn Sie das nicht schon getan haben, dann laden Sie sich die DataQualityTools hier kostenlos herunter. Installieren Sie das Programm und fordern Sie eine Testfreischaltung an. Damit können Sie dann eine Woche lang ohne jede Einschränkung mit dem Programm arbeiten.
2. Die Funktion die wir benötigen findet sich im Menü in dem Block 'Abgleich innerhalb einer Tabelle'. Wählen wir dort 'Anzahl der Kontakte pro Adresse begrenzen' aus:
   
   
   
   
3. Nach dem Aufruf dieser Funktion erscheint zunächst die Projektverwaltung. Legen Sie hier ein neues Projekt mit einem beliebigen Projektnamen an und klicken Sie dann auf die Schaltfläche 'Weiter'.
4. Im nächsten Schritt öffnen wir zunächst mit Hilfe der Schaltfläche 'Datei öffnen' die Excel-Datei mit den zu verarbeitenden Daten.
   
   
   
   Die Auswahl der gewünschten Tabelle daraus erfolgt aus den entsprechenden Auswahllisten.
5. Anschließend ist dem Programm anzugeben in welcher Spalte der Tabelle es welche Information findet, also beispielsweise in welcher Spalte die Straße steht oder der Name des Orts. Dazu ist aus den Auswahllisten mit den Spaltennamen aus der Tabelle jeweils dasjenige Datenfeld auszuwählen das am besten zu der Bezeichnung links daneben passt.
   
   
   
   Eine Vorbelegung dieser Feldzuordnung führt das Programm anhand der Spaltennamen automatisch durch. Nachdem wir über die postalische Adresse nach Dubletten suchen wollen müssen auch für alle Bestandteile der postalischen Adresse diejenigen Spalten aus der zu verarbeitenden Tabelle angegeben werden in denen diese Information gespeichert ist. Das Ergebnis der Feldzuordnung kann mit Hilfe der 'Kontrolle der Feldzuordnung', die sich auf der rechten Hälfte des Bildschirms befindet, kontrolliert werden.
6. Mit der Schaltfläche 'Weiter' gelangen wir zu dem Dialog in dem die eigentliche Funktion konfiguriert wird. Hier ist zunächst der Schwellwert für die maximal zulässige Abweichung zwischen zwei Adressen anzugeben:
   
   
   
   Und natürlich die maximale Anzahl an Kontakten pro Adresse, die erhalten bleiben soll:
   
   
   
   Mithilfe der Löschregel kann bei Bedarf noch die Reihenfolge der Datensätze innerhalb einer Gruppe des Ergebnisses festgelegt werden. Auf diese Weise kann gesteuert werden welche der Datensätze innerhalb einer Gruppe gelöscht werden, beispielsweise die ältesten Datensätze zuerst.
7. Ein Klick auf die Schaltfläche 'Weiter' startet dann die Funktion. Es dauert nicht lange und es wird eine Zusammenfassung des Ergebnisses angezeigt.
   
   
   
   
8. In dem Dialog mit den Funktionen mit denen das Ergebnis weiter verarbeitet werden kann findet sich ganz oben eine Schaltfläche mit der Beschriftung 'manuelle Nachbearbeitung'. Hier wird das Ergebnis des Abgleichs in Form einer Tabelle dargestellt. Diejenigen Datensätze die gelöscht werden sollen sind dort mit einem roten Kreuz gekennzeichnet, welches sich bei Bedarf löschen lässt.
   
   
   
   
9. Schließlich muss das Ergebnis dann noch weiterverarbeitet werden. Beispielsweise könnten wir die zum Löschen markierten Datensätze direkt aus der Excel-Datei heraus löschen. Dazu wählen wir die entsprechende Funktion aus, indem wir zuerst auf 'Löschfunktionen' klicken:
   
   
   
   Und dann auf 'in der Ursprungstabelle löschen':
   
   
   
   

Hinweis: Für die DataQualityTools gibt es ein Lehrvideo das am Beispiel der Suche nach Dubletten innerhalb von einer Tabelle in die Bedienung des Programms einführt.