Weiterverarbeitungsfunktionen

Das Löschprotokoll

Das Löschprotokoll ist bei den Abgleichsfunktionen die druckbare Form des Abgleichsergebnisses und damit der als doppelt erkannten Datensätze. Zur Verfügung stehen zwei verschiedene Formen des Löschprotokolls, einmal eine relativ kurze, kompakte und einmal eine besser lesbare, wenn auch deutlich längere Form. Bei beiden Formen lässt sich die Ausgabe in verschieden Dateitypen speichern: neben PDF sind hier HTML, Text, CSV, MHT, EXCEL, RichText (rtf) und Grafiken möglich. Des weiteren kann die Ausgabe in den vorgenannten Dateiformaten auch als Anlage einer Email versendet oder gedruckt werden.

 

Das Ergebnisprotokoll

Das Ergebnisprotokoll ist bei den Abgleichsfunktionen im wesentlichen die druckbare Form des Abgleichsergebnisses. Die Möglichkeiten dieses zu drucken, zu speichern und als Email zu versenden sind analog zu denen des Löschprotokolls.

 

In der Ursprungstabelle löschen

Bei allen Funktionen die Datensätze löschen können kann das Ergebnis der Funktion auch direkt auf die Ursprungstabelle angewendet werden. Im Falle der Abgleichsfunktionen werden dabei die als doppelt erkannten Datensätze aus der Ursprungstabelle herausgelöscht.

 

Die Ergebnisdatei

In der Ergebnisdatei werden alle Datensätze aus der Ursprungstabelle entsprechend dem Ergebnis der Funktion gespeichert. Im Falle des Abgleichsergebnisses sind das alle Datensätze mit allen Spalten aus der Ursprungstabelle die NICHT gelöscht werden würden. Bei Funktionen die die Ursprungstabelle mit zusätzlichen Informationen anreichern oder den Inhalt von Datenfeldern verändern, sind das alle Datensätze mit allen Spalten der Ursprungstabelle inklusive der zusätzlichen Informationen. Es kann dabei ausgewählt werden, ob die Ergebnisdatei in Form einer CSV-, XLS- oder XLSX-Datei gespeichert werden soll.

 

Die Archivdatei

In der Archivdatei werden alle Datensätze mit allen Spalten aus der Ursprungstabelle gespeichert, die beim Anwenden des Ergebnisses einer Funktion gelöscht werden würden. Es kann dabei ausgewählt werden, ob die Archivdatei in Form einer CSV-, XLS- oder XLSX-Datei gespeichert werden soll. Wird auch eine Ergebnisdatei erstellt, dann enthalten die Ergebnis- und die Archivdatei zusammen wieder alle Datensätze aus der Ursprungstabelle.

 

Die Dublettendatei

In der Dublettendatei wird bei den Abgleichsfunktionen das Ergebnis in einer separaten Datei gespeichert. Es kann dabei ausgewählt werden, ob die Dublettendatei in Form einer CSV-, XLS- oder XLSX-Datei gespeichert werden soll. Auf der Basis dieser Datei können dann weiterführende Abfragen aufgebaut werden, um zum Beispiel Ansprechpartner in einer zweiten Tabelle mit zu löschen oder zu übertragen. Dabei können die Daten in zwei verschiedenen Formen gespeichert werden: Zum einen in der Form, dass pro Zeile nur jeweils die Dubletten- und die Adressnummer eines einzelnen Datensatzes steht. Oder aber in der Form, dass in einer Zeile neben der Dublettennummer sowohl die Adressnummer des zu löschenden als auch diejenige des erhalten bleibenden Datensatzes gespeichert wird.

 

In der Ursprungstabelle markieren

Bei den Abgleichsfunktionen können die als doppelt erkannten Datensätze auch direkt in der Ursprungstabelle markiert werden und zwar entweder mit der Dublettennummer oder aber mit einem einfachen Löschkennzeichen. Auch hier kann diese Angabe wieder dazu verwendet werden um weiterführende Abfragen darauf aufzubauen.

 

Mit einer gespeicherten Prozedur verarbeiten

Schließlich kann das Ergebnis bei den Abgleichsfunktionen auch noch mit Hilfe einer speziellen gespeicherten Prozedur in der Datenbank weiterverarbeitet werden. Das ist natürlich nur bei Datenbankservern möglich. Und auch hier kann diese Möglichkeit wiederum dazu verwendet werden um weitere Aktionen wie zum Beispiel untergeordnete Löschvorgänge oder das Übertragen von Informationen von der zu löschenden Adresse auf die erhalten bleibende Adresse an den Löschvorgang anzuhängen.

 

Anreichern in der Ursprungstabelle

Bei den Abgleichsfunktionen bei denen der Dublettenabgleich zwischen zwei Tabellen / Dateien vorgenommen wird kann das Abgleichsergebnis auch dazu verwendet werden um Informationen von der einen Tabelle in die andere zu übertragen. Welche Datenfelder dafür verwendet werden kann der Benutzer frei festlegen. Beispielsweise könnte in der einen Tabelle dasjenige Datenfeld als Quelldatenfeld angegeben werden das die Telefonnummer enthält und in der anderen Tabelle ein bisher noch leeres Datenfeld als Zieldatenfeld, wobei der Inhalt des Zieldatenfelds bei Bedarf auch mit den Daten aus der Quelltabelle überschrieben werden kann. Handelt es sich bei der Zieltabelle um eine Exceldatei dann kann als Zieldatenfeld entweder ein bestehendes oder aber ein neues, vom Programm erst noch anzulegendes Datenfeld angegeben werden. Bei allen anderen Datenformaten muss das Zieldatenfeld bereits in der Tabelle vorhanden sein. Anders gesagt stellt das Abgleichsergebnis hier eine Beziehung zwischen einzelnen Datensätzen der beiden Tabellen her, die dann dazu verwendet wird um Informationen bestimmter Datenfelder aus der einen Tabelle in der anderen Tabelle zu ergänzen.

Im Gegensatz dazu überträgt die entsprechende Funktion beim Abgleich innerhalb von einer Tabelle/Datei den Inhalt von einem oder mehreren Datenfeldern von dem als zum Löschen markierten Datensatz einer Dublettengruppe auf den oder die Datensätze in der gleichen Dublettengruppe die dort nicht zum Löschen markiert sind. Dies kann dazu verwendet werden um der erhalten bleibenden Datensätze mit den Daten aus den zu löschenden Datensätzen zu vervollständigen.

 

Angereicherte Ergebnisdatei

Ganz ähnlich wie das 'Anreichern in der Ursprungstabelle' funktioniert auch die 'angereicherte Ergebnisdatei'. Allerdings wird das Ergebnis hier nicht in die zurückgeschrieben sondern in eine neue Datei. Im Gegensatz zu den Ergebnisdateien die mit den Löschfunktionen im Zusammenhang stehen enthält diese Datei aber alle Datensätze aus der , ergänzt um die Informationen die von der einen Tabelle in die andere Tabelle übertragen worden sind.